Tips Mengelola Email Masuk

1. Ubah pola pikir Anda. Pertama-tama dan yang terpenting, Anda perlu mengubah pola pikir Anda tentang apa tujuan dari inbox. Inbox didefinisikan sebagai wadah penampungan dan penyimpanan surat masuk sementara. Inbox tidak seharusnya dijadikan sebagai “rumah permanen” bagi e-mail masuk. Ini adalah tindak lanjut untuk sebuah sistem pengaturan e-mail yang efektif.

2. Buatlah beberapa folder e-mail. Folder e-mail akan sangat membantu Anda karena memungkinkan tumpukan email di inbox menjadi berkurang bahkan nol. Langkah pertama yang Anda lakukan adalah duduk sambil memeriksa dan melihat email-email masuk di inbox, “Langkah selanjutnya adalah menentukan label untuk folder baru Anda. Ikuti langkah berikut.

3. Pengolahan inbox : Bagian integral yang seringkali terlewatkan adalah pengolahan inbox. Proses ini mencakup segala kemungkinan yang muncul dan tindakan apa yang harus dilakukan terhadap e-mail-email tersebut. Pilihannya adalah: Kerjakan sekarang, Kerjakan nanti, Delegasikan, Hapus , Simpan berkas.

Kerjakan sekarang : Jika Anda telah menentukan bahwa Anda bisa menangani suatu urusan dalam beberapa menit, biarkan sampai Anda selesai memproses inbox secara menyeluruh.

Kerjakan nanti : Kapan Anda akan mengerjakannyai? Ingat, “nanti”disini bukan merujuk pada rentan waktu sehari atau sehari dalam seminggu, Anda harus menjadwalkan waktu untuk mengerjakannya. Salah satu pilihan adalah dengan membuat folder e-mail untuk tugas-tugas seperti folder review, folder balasan, folder data, dan sebagainya, dan pindahkan e-mail-email itu ke folder-folder terkait. Kemudian, ketika Anda telah mendedikasikan waktu untuk mereview, Anda dapat mulai mengerjakannya pada folder yang sesuai.

Delegasikan : Apakah Anda terbiasa mendelegasikan kepada seseorang yang sama? Jika demikian, buatlah folder dengan nama orang tersebut. Jika tidak, Anda mungkin bisa membuat folder Delegasi umum. Setelah Anda meneruskan e-mail ke orang yang Anda tunjuk, pindahkan sesuai ke folder Delegasi.

Hapus : Anda harus sangat bijaksana dan berhati-hati menggunakan tombol hapus. Sebagian besar e-mail yang Anda terima bahkan tidak pernah dilihat lagi. Para ahli mengatakan hal seperti ini ada sekitar 80 persen, dan mereka yakin karena mereka telah menyaksikan ada beberapa kasus. 

Jika Anda menemukan informasi di tempat lain, buang saja. Jika informasi tersebut berisi rincian yang Anda butuhkan seperti kontak, pindahkan ke buku alamat atau ke sistem manajemen kontak Anda, kemudian buang. Jika berisi informasi acara, pindahkan ke halaman kalender, dan kemudian buang.

Ketika sampai pada hari-H, saya jamin Anda akan senang mengetahui dimana penyimpanan informasi yang Anda butuhkan. Banyak yang mengikuti pendapat, ‘penyimpanan’ adalah tempat yang murah sehingga simpan semua berkas yang ada, tapi dengan sedikit investasi waktu di awal akan membantu Anda menjadi lebih produktif dalam jangka panjang.

Simpan berkas : Jika Anda takut menghapus informasi yang mungkin diperlukan, simpan berkas ke dalam folder bulanan (dimasukkan dalam kategori, “jika diperlukan”, tergantung volume email). Jika Anda mengacu pada informasi, pindahkan ke folder terbaru, dan secara teratur, entah bulanan, triwulan, atau tahunan, bersihkan berkas yang paling lama.

Ingat, agar tetap teratur, Anda harus memiliki metode membuang berkas yang tidak lagi bermanfaat atau dibutuhkan. Informasi semacam ini cenderung mengacaukan dan menyulitkan pencarian berkas yang berguna atau diperlukan.

4. Periksa email pada waktu yang dijadwalkan. Batasi berapa kali Anda memeriksa email dalam satu hari. Kuncinya adalah multitasking—semakin banyak hal yang bisa kita lakukan bersamaan, semakin bagus, bukan? SALAH!

Jika Anda melakukan terlalu banyak hal dalam waktu bersamaan, sulit untuk sepenuhnya fokus pada setiap tugas. Pernahkah Anda mendengar istilah berkata “mampu mengerjakan segala hal namun tidak ahli di bidang apapun?” Memeriksa email pada waktu yang dijadwalkan dalam satu hari akan membuat Anda lebih produktif. Dan matikan notifikasi email—sungguh mengganggu!

5. Manfaatkan filter Anda. Banyak program email yang dapat memindahkan pesan ke folder yang ditunjuk secara otomatis.

6. Tetapkan waktu untuk mengolah inbox Anda. Terakhir, jadwalkan waktu khusus untuk mengolah data setiap hari (beberapa kali per hari, jika diperlukan). Jika Anda telah menetapkan waktu untuk mengolah inbox, Anda akan merasa lebih percaya diri tanpa perlu berurusan dengan email tiap kali mereka masuk. Ini akan membantu Anda lebih produktif.

Memeriksa email secara konstan dapat menjadi kebiasaan yang sangat sulit untuk dipatahkan. Setelah Anda melakukannya beberapa kali, Anda akan menemukan nilai baiknya jika dilakukan setiap hari.